Составление заголовков дел


Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком­плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку­ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули­ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе­чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку­ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след­ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно­стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На­пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче­ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа­щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до­кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб­ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла­ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование терминов материалы и документальные мате­риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст­венным терминологическим стандартом.*


* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,1998.
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании ' корреспондента нужно учитывать следующее:
• Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа­бетических препаратов».
• Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор­респондентами, их название в заголовке дела дается обоб­щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
• Если однородные корреспонденты находятся на одной оп­ределенной территории (край, область, район), целесооб­разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема­тической олимпиаде».
• В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во­прос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».              Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку­менты, должны включать указание на вид и характер доку­ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч­но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука­зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».