<< Главная страница

Разработка классификационной схемы


Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос­нован на учете организационно-структурного построения аппа­рата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор­ганов, затем — дела, содержащие организационную документа­цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола­гают дела с распорядительной документацией самого учрежде­ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол­легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано­выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме­сячными), перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично сис­тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере­пиской располагают в следующем порядке: вначале — пере­писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомст­венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес­пондентов или географических названий, например:
Переписка с фирмой «Арбель».
Переписка с фирмой «Информсервис».
Переписка с фирмой «Регана».
Или Переписка с вузами Астраханской области.
Переписка с вузами Вологодской области и т.д.
Номенклатура дел организации составляется на основе но­менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде­лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк­турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз­водства (например, канцелярия). Последние разделы — это об­щественные организации или органы, действующие на общест­венных началах.
В организациях без структурного деления или с нестабиль­ной структурой разделами номенклатуры являются управленче­ские функции или основные направления деятельности, напри­мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга­низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк­турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.


На главную
Комментарии
Войти
Регистрация