<< Главная страница

14.3. Хранение дел


Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на полках вертикально в последователь­ности, которая соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.
Для учета документов определенных категорий дел постоян­ного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут­ренняя опись.
Внутренняя опись документов дела — это учетный доку­мент, содержащий перечень документов дела с указанием по­рядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.*


* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.6.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ____

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для лич­ных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления опре­деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, органи­зации или предприятия.
Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы­ваются данные о каждом подшиваемом документе. По оконча­нии формирования дела составляется итоговая запись внутрен­ней описи с указанием количества включенных в нее докумен­тов и количества листов самой описи:

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слу­чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача от­дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно состав­ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.


На главную
Комментарии
Войти
Регистрация